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Association des sous-mariniers du Finistère

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Administration

  • ÉCRIT PAR Jean-Louis Coué

Règlement Intérieur 2018

ASSOCIATION GENERALE DES AMICALES DE  SOUS-MARINIERS

 

 

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AMICALE DES  SOUS-MARINIERS DU FINISTERE

AGASM MINERVE

 

 

N° SIREN 791 932 650  - N° SIRET 791 932 650 00017

 

Règlement Intérieur

9 décembre 2017

 

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Avertissement :

Le présent Règlement Intérieur modifie et remplace le précédent RI du 4 août 2016.

Le Règlement Intérieur est associé aux statuts de l’Amicale des sous-mariniers du Finistère – AGASM MINERVE - déposés en sous-préfecture de BREST sous la référence W291005518. Il précise et décline les conditions du fonctionnement courant de l’amicale.

L’Amicale des sous-mariniers du Finistère  - AGASM MINERVE - est dirigée et gérée par le bureau formé à partir de membres élus pour un an lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Pour cette élection, le pouvoir de vote donné à un membre de l’amicale est admis.

A cette occasion, le bureau est renouvelé selon la composition suivante :

  • Un président
  • un vice-président
  • un trésorier
  • un trésorier adjoint
  • un secrétaire
  • un secrétaire adjoint
  • un porte-drapeau
  • un porte-drapeau suppléant
  • un webmestre
  • un délégué au patrimoine
  • un délégué aux colifichets
  • des membres en complément selon besoins et compétences

Le mandat du bureau de l’Amicale Minerve court sur une année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

Élections

Les candidatures pour les postes à pourvoir doivent être exprimées deux mois avant 1’Assemblée Générale Ordinaire annuelle (cf. article 7 des statuts).

Il est à noter que l’Amicale Minerve répond à de multiples sollicitations pour participation à des cérémonies civiles et militaires, tout au long de l’année, en semaine et également le week-end. De ce fait les postes de président, vice-président et porte-drapeau requièrent une grande disponibilité pour répondre favorablement à ces invitations.

Lors de cette élection, après démission de l’ensemble du bureau, l’assemblée est présidée par le doyen des membres de droit présents, jusqu’à l’énoncé du résultat des votes.

Les votes, pour le nouveau bureau, se font à main levée par les membres de droit  présents à l’Assemblée Générale ; Les votes par procuration (courrier postal ou électronique) sont également comptabilisés.

En cas de candidatures multiples pour un même poste, un vote de l’assemblée est requis. Celui-ci peut être exprimé à bulletin secret sur demande de l’un des candidats.

Après élection du bureau, celui se retire pour entériner l’élection dans les fonctions listées précédemment, notamment celle du président.

 

Ensuite, la composition du nouveau bureau est proclamée devant l’Assemblée Générale.

 

L’élection ne devient effective qu’après la communication au bureau national du nom des membres élus et, si nécessaire,  la correction des statuts en sous-préfecture.

Un ou deux vérificateur(s) aux comptes, membres de l’AGASM Minerve extérieurs au bureau, sont également élus pour un an, à fins de contrôle des finances de l’amicale.

A compter de la date de leur cessation de fonction, et s’ils l’acceptent, les anciens présidents de l’amicale sont présidents d’honneur. Membres, à ce titre du bureau, ils participent, selon leur volonté, à ses réunions.

Le bureau nouvellement élu prendra ses fonctions au 1er janvier de l’année qui suit l’Assemblée Générale ; le délai entre ces deux dates sera mis à profit pour la passation de suite entre anciens et nouveaux élus.

Le Président

Dirige l’amicale, dans le respect des statuts et du règlement intérieur. Il en assure l’animation et la bonne marche ; il peut déléguer ses pouvoirs et sa signature au vice-président, au secrétaire, au trésorier, pour les affaires de leur ressort.

Responsable des relations extérieures il peut, à l’occasion, en déléguer l’exercice.

Il représente l’amicale auprès des instances nationales, en justice, et dans tous les actes de la vie civile.

Tout engagement officieux ou officiel de l’AGASM Minerve, dans quelque domaine que ce soit, ne peut être le fait que du seul président ou d’un membre dûment mandaté par ce dernier.

Le vice-président

Seconde le président, le remplace éventuellement en cas d’indisponibilité ou d’absence. Il représente l’amicale dans le cadre des délégations qui lui sont expressément confiées par celui-ci.

En cas d’urgence, les décisions nécessaires sont prises par le vice-président et le président en est informé dès que possible.

Le trésorier

Gère les mouvements de fonds de l’amicale, par délégation du président seul responsable. Il est responsable de la tenue des comptes.

Sa signature est suffisante pour les retraits d’argent, les décharges, ou les quittances vis-à-vis des tiers quels qu’ils soient.

Il tient au jour le jour une comptabilité par recettes et dépenses.

Il informe mensuellement le président des évolutions de la comptabilité.

Il est chargé de dresser et présenter le rapport financier :

  • au(x) vérificateur(s) aux comptes pour approbation, un mois avant l’assemblée générale ordinaire,
  • à l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Le rapport financier, dès que disponible, est transmis au président pour avis.

Le secrétaire

Assure l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale ou du président.

Il est chargé de préparer et présenter le rapport moral à l’Assemblée Générale.

Il est chargé, de la gestion du fichier informatique de l’amicale, de la tenue à jour du  fichier des adhérents en relation avec le trésorier, du courrier, des comptes rendus, dont il est le rédacteur.

Il fournit au webmestre les fichiers informatiques qui doivent être visualisés sur le site internet de l’Amicale Minerve.

Dans le respect des statuts de l’Amicale Minerve, il assure en relation avec le bureau national :

  • l’inscription des nouveaux adhérents,
  • la radiation des adhérents.

Le rapport moral, dès que disponible, est transmis au président pour avis.

Le secrétaire peut au même titre que le vice-président suppléer le président.

Le bureau

Conformément à l’article 3 « Buts et Rôle » des statuts de l’Amicale Minerve, Son rôle consiste notamment à :

  • faire connaître l’amicale à tous ceux qui peuvent prétendre à en faire partie,
  • être force de proposition pour les orientations budgétaires de l’amicale,
  • entretenir des rapports soutenus avec les autorités civiles et militaires pour toutes les cérémonies auxquelles les adhérents peuvent participer,
  • prévoir les conditions dans lesquelles l’amicale sera représentée (avec ou sans drapeau) :
    • aux obsèques de ses membres (*)
    • à des évènements ou cérémonies en relation avec les forces sous-marines,
  • assurer la liaison avec les équipages des sous-marins en service dans le cadre de l’amatelotage entre ceux-ci et les amicales,
  • recueillir et transmettre, après vérification de leur bien-fondé, les demandes d’adhésion et les cotisations,
  • veiller à ce que les questions politiques et religieuses soient rigoureusement proscrites des activités de l’amicale.

(*) La participation de l’amicale aux obsèques d’un adhérent, radié antérieurement à son décès, relève de l’appréciation souveraine du président de l’amicale.

Lorsque le bureau n’aura pas pu être installé, ou aura été dissout par le bureau central pour cause de fonctionnement anormal, l’administration de l’amicale sera assurée par un ou deux correspondants désignés par le bureau central de l’AGASM. Leurs fonctions cesseront dès la mise en place du nouveau bureau de l’amicale.

Adhésions

Toute personne répondant aux conditions prévues à l’article 4 « Composition (membres adhérents) » des statuts de l’Amicale Minerve, doit remplir un bulletin d’adhésion et payer sa cotisation.

Lorsque l’adhésion a lieu au cours du dernier trimestre, la cotisation versée est valable pour l’année suivante.

La qualité de Membre Honoraire Associé (MHA) est attribuée par le président de l’amicale Minerve.

Cotisation

Son montant est fixé par le bureau et approuvé par les adhérents lors de l’assemblée générale annuelle. Son versement entraîne adhésion aux Statuts de l’Amicale Minerve et au présent Règlement Intérieur ; il doit être effectué avant le 1er avril de l’année en cours.

Radiation - Exclusion

La qualité de membre de l’AGASM Minerve se perd conformément à l’article 5 « Radiation » des statuts de l’AGASM Minerve.

La qualité de membre élu du bureau de l’Amicale Minerve se perd par exclusion du bureau pour non-respect de la clause de confidentialité.

Veuf ou veuve d’un membre de l’amicale

Par décision du bureau de l’amicale, à la suite du décès de l’un de ses adhérents, le conjoint peut rester au sein de l’amicale en payant une demi-cotisation ; les veufs ou veuves conservent le numéro d’adhérent de leur défunt époux (épouse).

Dans ce cas, ils (elles) sont membres actifs, comme membres d’honneur, et peuvent tenir un poste dans le bureau de l’amicale.

Déplacements

Tout déplacement d’un membre du bureau ou d’un adhérent, lié aux activités de l’amicale, peut donner lieu à indemnisation sur la base du barème fiscal en vigueur.

Cette indemnisation sera effectuée sous la forme des dons à certains organismes d’intérêt général, tel que prévu aux articles 200 et 238 bis du code général des impôts. Dans ce cas, le formulaire cerfa ad hoc sera signé par le président, ou le vice-président, ou le trésorier de l’Amicale.

Les membres du bureau appelés à de nombreux déplacements dans le cadre de leur fonction, reçoivent en début de mandature une autorisation écrite du président, à charge pour eux d’établir un relevé mensuel soumis à signature du président.

Gestion de Bertheaume

La gestion et le pilotage des salles du patrimoine dédiées aux sous-marins relèvent du délégué rattaché au bureau sous la responsabilité du président.

Un état annuel du matériel est dressé. Il y est précisé l’origine et l’entité détentrice du matériel, notamment pour celui qui a été laissé en dépôt.

Les engagements financiers sont faits sur le compte de l’amicale. L’appel à soutien de l’association se fait de manière pesée, ponctuelle et documentée.

L’arrêt d’exploitation ne peut survenir que dans trois circonstances :

  • Décision, par la commune, de suspension de l’accès au fort de Bertheaume,
  • Décision de cessation d’exploitation par l’amicale (problèmes de disponibilité de personnel ou de matériel, etc.)
  • Dissolution de l’amicale.

Le matériel est alors restitué aux ayants droits, le sort de celui appartenant en propre à l’amicale étant décidé par le bureau de l’amicale. Dans le cas de la dissolution de l’amicale, la destination du matériel lui appartenant est proposée à l’aval du bureau national.

Colifichets

La gestion des colifichets relève du délégué rattaché au bureau sous la responsabilité du président.

Il tient à jour l’état du stock et rend compte mensuellement au président et au trésorier de l’immobilisation financière.

Il est l’initiateur des commandes à passer, en informe le président et le trésorier et consulte les fournisseurs pour devis.

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